Die €50, die nie beim Monatsabschluss ankamen
Hier geht's um Rechnungen. Bleib dran, es wird gut.
IN 8 SEKUNDEN GELESEN
- PROBLEM
- BrandHub erstellte die Rechnungen, danach mussten 7 von 10 in Exact Online nachgebessert werden.
- ENTSCHEIDUNG
- Fehler abfangen, während die Buchhaltung tippt, und sie dabei nie blockieren.
- ERGEBNIS
- 3 von 10. Rund 80 Stunden Handarbeit in der Buchhaltung weniger, jeden Monat.
DAS WAR'S. ODER WEITERSCROLLEN ↓
11 Slides · ← → zum Blättern · am Handy swipen
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IN 8 SEKUNDEN GELESEN
- PROBLEM
- BrandHub erstellte die Rechnungen, danach mussten 7 von 10 in Exact Online nachgebessert werden.
- ENTSCHEIDUNG
- Fehler abfangen, während die Buchhaltung tippt, und sie dabei nie blockieren.
- ERGEBNIS
- 3 von 10. Rund 80 Stunden Handarbeit in der Buchhaltung weniger, jeden Monat.
DAS WAR'S. ODER WEITERSCROLLEN ↓
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Das ist BrandHub (öffnet in neuem Tab). 120 Händler betreiben darauf ihr Werbeartikel-Geschäft: Servietten, Untersetzer, Becher, Uniformen. Jede Bestellung endet als Rechnung.
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BrandHub (öffnet in neuem Tab) erstellte die Rechnungen. Dann besserte die Buchhaltung sie in Exact Online nach. Alles Ungewöhnliche wurde in Teamleader oder Moneybird abgetippt, ohne Sync und mit einem Abo mehr.
Erstellt in BrandHubKorrigiert in ExactExtras in Teamleader
"Ich prüfe jede Rechnung zweimal." sagt die Buchhaltung (zusammengesetzte Figur)
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7 von 10
Rechnungen musste jemand in Exact Online von Hand korrigieren.
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Also habe ich eine Rechnung vom ersten Entwurf bis zur letzten Mahnung begleitet.
- Entwurf
- Prüfung
- Gebucht
- Offen
- Teilbezahlt
- Bezahlt
- Gutschrift
Jeder Status bekam eigene Regeln, Buttons und E-Mails. Die Spec kam auf 74 Seiten.
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Du bist dran
Eine Rechnungsposition liegt €50 über der Bestellposition. Was soll das System tun?
Erst wählen, dann scrollen.
- A. Speichern blockierenB. Warnen, den Rechenweg zeigen, die Buchhaltung entscheiden lassen meine WahlC. Beim Monatsabschluss korrigieren
B. Die Buchhaltung weiß oft etwas, das das System nicht weiß. Blockieren verschiebt die Arbeit nur ins Postfach. Rückdatierte Rechnungen bekommen dasselbe: eine Warnung, keine Mauer.
Prinzip 01
Fang Fehler beim Tippen ab
Warne, solange die Person noch weiß, warum die Zahl komisch ist.
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Nichts wird gebucht, bevor die Buchhaltung die Rechnung so gesehen hat, wie der Kunde sie sehen wird. Beim Buchen bekommt sie eine offizielle Nummer, wird gesperrt und geht an Exact. Sagt Exact nein, versucht es das System nochmal.
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Dann kommt das Bezahltwerden: ein QR-Code auf jeder Rechnung, Lastschrift für Kunden, die das wollen, und Mahnungen nach einem Zeitplan, den die Buchhaltung auf einen Blick versteht.
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Rate die Zahl
RATE DIE ZAHL
- DEIN TIPP
- 5
- TATSÄCHLICH
- 3
- DANEBEN UM
- 2
Na los, rate. Keiner schaut hin.
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BELEG · BRANDHUB-FINANZEN
- RECHNUNGEN + GUTSCHRIFTEN / MON.
- 3.000+
- MANUELLE KORREKTUREN
- 7/10 → 3/10
- BUCHHALTUNGS-STD. / MON.
- ~80 ZURÜCK
- TOOLS ABGELÖST
- 2
- SPLIT- + TEILRECHNUNGEN
- JA
- BLOCKIERTES SPEICHERN
- 0
DANKE, BUCHHALTUNG
3 von 10. Beleg gut aufheben.
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Das war die Akte. Eine Idee zum Klauen: Warne Leute in dem Moment, in dem sie es noch beheben können.
Nächste Akte →
Der Beleg
Alles, was diese Akte verändert hat, auf einem Zettel.
Was ich als Nächstes tun würde
Teilrechnungen sind immer noch der Screen, der am schwersten zu lesen ist. Ich würde mich mit drei Leuten aus der Buchhaltung hinsetzen und zuschauen, wie sie ihn nutzen, bevor irgendetwas Neues dazukommt.
BELEG · BRANDHUB-FINANZEN
- RECHNUNGEN + GUTSCHRIFTEN / MON.
- 3.000+
- MANUELLE KORREKTUREN
- 7/10 → 3/10
- BUCHHALTUNGS-STD. / MON.
- ~80 ZURÜCK
- TOOLS ABGELÖST
- 2
- SPLIT- + TEILRECHNUNGEN
- JA
- BLOCKIERTES SPEICHERN
- 0
DANKE, BUCHHALTUNG
