De €50 die nooit bij de maandafsluiting aankwam
Deze gaat over facturen. Blijf even, het wordt goed.
GELEZEN IN 8 SECONDEN
- PROBLEEM
- BrandHub maakte de facturen, daarna moesten er 7 op de 10 opnieuw worden aangepast in Exact Online.
- BESLISSING
- Fouten opvangen terwijl finance typt, en ze nooit blokkeren.
- RESULTAAT
- 3 op de 10. Zo'n 80 uur handmatig financewerk per maand verdwenen.
DAT WAS HET. OF SCROLL VERDER ↓
11 slides · ← → om te bladeren · swipe op je telefoon
-
GELEZEN IN 8 SECONDEN
- PROBLEEM
- BrandHub maakte de facturen, daarna moesten er 7 op de 10 opnieuw worden aangepast in Exact Online.
- BESLISSING
- Fouten opvangen terwijl finance typt, en ze nooit blokkeren.
- RESULTAAT
- 3 op de 10. Zo'n 80 uur handmatig financewerk per maand verdwenen.
DAT WAS HET. OF SCROLL VERDER ↓
tik rechts voor verder · tik links voor terug
-
Dit is BrandHub (opent in een nieuw tabblad). 120 resellers draaien er hun bedrijf in branded goods op: servetten, onderzetters, bekers, uniformen. Elke order eindigt als factuur.
-
BrandHub (opent in een nieuw tabblad) maakte de facturen. Daarna paste finance ze opnieuw aan in Exact Online. Alles wat afweek werd overgetypt in Teamleader of Moneybird, zonder sync en met nog een abonnement erbij.
Gemaakt in BrandHubAangepast in ExactExtra's in Teamleader
"Ik controleer elke factuur twee keer." zei Finance (samengesteld personage)
-
7 op de 10
facturen moest iemand met de hand aanpassen in Exact Online.
-
Dus volgde ik één factuur van eerste concept tot laatste herinnering.
- Concept
- Controle
- Geboekt
- Open
- Deels betaald
- Betaald
- Creditnota
Elke status kreeg eigen regels, knoppen en e-mails. De spec werd 74 pagina's.
-
Jij bent
Een factuurregel komt €50 boven de orderregel uit. Wat moet het systeem doen?
Kies er een voordat je scrollt.
- A. Opslaan blokkerenB. Waarschuwen, de berekening tonen en finance laten beslissen mijn keuzeC. Bij de maandafsluiting rechtzetten
B. Finance weet vaak iets wat het systeem niet weet. Blokkeren verschuift het werk alleen naar de mail. Facturen met een datum in het verleden krijgen hetzelfde: een waarschuwing, geen muur.
Principe 01
Vang het op waar het getypt wordt
Waarschuw terwijl iemand nog weet waarom het getal raar is.
-
Er wordt niets geboekt tot finance het heeft gezien zoals de klant het gaat zien. Boeken geeft een officieel nummer, zet de factuur vast en stuurt hem naar Exact. Zegt Exact nee, dan probeert het opnieuw.
-
Dan het betaald worden: een QR-code op elke factuur, automatische incasso voor klanten die dat willen, en herinneringen volgens een schema dat finance in één blik leest.
-
Raad het getal
RAAD HET GETAL
- JOUW GOK
- 5
- ECHT
- 3
- ERNAAST MET
- 2
Toe maar, raad. Niemand kijkt.
-
BON · BRANDHUB-FINANCE
- FACTUREN + CREDITNOTA'S / MND
- 3.000+
- HANDMATIGE CORRECTIES
- 7/10 → 3/10
- FINANCE-UREN / MND
- ~80 TERUG
- TOOLS UITGEFASEERD
- 2
- GESPLITSTE + DEELFACTUREN
- JA
- GEBLOKKEERD OPSLAAN
- 0
BEDANKT, FINANCE
3 op de 10. Bewaar de bon.
-
Dat was het dossier. Eén ding om te stelen: waarschuw mensen op het moment dat ze het nog kunnen oplossen.
Volgend dossier →
De bon
Alles wat dit dossier veranderde, op één strookje.
Wat ik hierna zou doen
Deelfacturering is nog steeds het moeilijkst leesbare scherm. Ik zou met drie mensen van finance gaan zitten en kijken hoe ze het gebruiken, voordat er iets nieuws bij komt.
BON · BRANDHUB-FINANCE
- FACTUREN + CREDITNOTA'S / MND
- 3.000+
- HANDMATIGE CORRECTIES
- 7/10 → 3/10
- FINANCE-UREN / MND
- ~80 TERUG
- TOOLS UITGEFASEERD
- 2
- GESPLITSTE + DEELFACTUREN
- JA
- GEBLOKKEERD OPSLAAN
- 0
BEDANKT, FINANCE
